Langkah-Langkah Mengurus Dokumen PPDB yang Hilang

Mediascanter.id – Menghadapi situasi kehilangan dokumen penting memang membuat panik, terlebih saat masa Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) tengah berlangsung. Dokumen-dokumen seperti kartu keluarga, akta kelahiran, atau surat keterangan lulus sangat penting untuk proses pendaftaran. Oleh karena itu, mengetahui langkah-langkah mengurus dokumen PPDB yang hilang sangatlah penting agar tidak kehilangan kesempatan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang berikutnya.

Berikut panduan praktis dan legal yang dapat Anda ikuti untuk mengurus dokumen tersebut:

1. Identifikasi Dokumen yang Hilang

Langkah pertama adalah mengidentifikasi dokumen mana saja yang hilang. Apakah itu Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, atau Ijazah dan Surat Keterangan Lulus? Dengan mengetahui jenis dokumen yang perlu diurus, Anda bisa menentukan instansi mana yang harus dikunjungi.

Sebagai contoh, kehilangan KK dan akta kelahiran harus diurus di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil), sedangkan kehilangan ijazah diurus melalui sekolah asal.

2. Lapor Kehilangan ke Kepolisian

Setelah mengetahui dokumen yang hilang, segera buat laporan kehilangan di kantor kepolisian terdekat. Proses ini cukup cepat, dan Anda hanya perlu membawa identitas diri serta informasi terkait dokumen yang hilang. Bukti laporan polisi menjadi syarat utama dalam pengajuan pengganti dokumen di berbagai instansi.

3. Datangi Instansi Terkait

Langkah selanjutnya adalah mengurus dokumen pengganti. Berikut rincian instansi yang dapat Anda datangi sesuai jenis dokumennya:

• Disdukcapil: Untuk mengurus KK dan Akta Kelahiran.

• Sekolah Asal: Untuk mendapatkan salinan ijazah atau surat keterangan lulus.

• Dinas Pendidikan: Jika sekolah sudah tidak beroperasi atau dokumen memerlukan legalisasi tambahan.

Jangan lupa membawa fotokopi dokumen pendukung lainnya seperti KTP orang tua, NISN, atau rapor terakhir.

4. Siapkan Surat Pernyataan

Beberapa instansi, khususnya sekolah, sering meminta surat pernyataan kehilangan yang ditandatangani oleh orang tua dan bermaterai. Ini berfungsi sebagai bentuk pertanggungjawaban bahwa kehilangan tersebut memang benar terjadi.

5. Gunakan Sementara Surat Pengganti

Jika waktu PPDB sudah sangat mendesak, Anda dapat meminta surat keterangan sementara dari sekolah atau dinas pendidikan setempat. Surat ini biasanya untuk menggantikan dokumen yang masih dalam proses pengurusan.

Langkah ini memungkinkan siswa tetap bisa mengikuti proses pendaftaran tanpa hambatan berarti.

6. Simpan Salinan Dokumen Secara Digital

Sebagai langkah pencegahan ke depan, sebaiknya semua dokumen penting difoto atau dipindai (scan) lalu disimpan dalam bentuk digital di perangkat atau cloud storage. Dengan begitu, ketika dokumen fisik hilang, Anda masih memiliki cadangan data.

Mengurus dokumen PPDB yang hilang memang memerlukan kesabaran dan ketelitian. Namun, dengan mengikuti langkah-langkah mengurus dokumen PPDB yang hilang di atas, prosesnya bisa berjalan lancar. Pastikan Anda segera bertindak, membawa persyaratan lengkap, dan tidak menunda waktu agar tidak melewatkan tahap penting dalam proses PPDB.